Как убеждать руководство или волшебство ROI


Лариса Лоу

Из моей публикации в сборнике «Управленческий учет: прозрачность, оперативность, эффективность»  издательства «Актион-Медиа» в сентябре 2013 г.
Просто так — «на игрушки» руководство средства не выделит, особенно, если кроме эмоций и энтузиазма никаких других доводов мало. Поэтому убедительно и доказательно продемонстрировать выгоды от предлагаемого вами проекта – это самая приоритетная задача. Для этого лучше использовать подход, который называется ROI (Return on Investment) – возврат на инвестиции.  Расчет ROI и бухгалтерское оформление проекта  – это не одно и то же.  Не стоит увлекаться уточнением сроков постановки основных средств на учет, так же, как и прогнозированием курсовых разниц и отложенных налогов. Ваш расчет – это в первую очередь оценка выгодности проекта, которая необходима для принятия решения и расстановки основных реперных точек по ходу проекта. Не увлекайтесь ненужной работой!
Давайте рассмотрим метод более подробно на примере внедрения новой информационной системы. Рано или поздно в жизни каждого финансиста такой проект возникает.
Затраты на автоматизацию (I в ROI)
Рассмотрим, какие инвестиции могут потребоваться при двух наиболее часто встречающихся в наши дни видах автоматизации: традиционное серверное внедрение и внедрение в облаке (см. табл. 1). Мы намеренно не будем разделять расходы на капитальные вложения и операционные затраты, поскольку в облаке эта граница пока достаточно условна.
Таблица 1. Затраты на автоматизацию


Прочие затраты зависят от внутреннего распорядка на предприятии, традиций, отрасли, и даже от индивидуальных препочтений руководства. Они могут включать, например, организационные и мотивационные встречи участников проекта; участие в конференциях производителя

Возврат средств, вложенных в автоматизацию (R в ROI)


Вариантов возврата средств, вложенных в автоматизацию, может быть много. Приведем несколько примеров полезных эффектов для того, чтобы задать направление в построении модели расчетов.
1. Сокращение трудозатрат. Этот пункт обязательно должен присутствовать в расчетах, иначе автоматизация бессмысленна и неубедительна. Даже если сокращение персонала не планируется, новая информационная система обязана перераспределить баланс времени сотрудников в пользу более производительных задач. Например, внедрение программного обеспечения для планирования и анализа  освобождает 50 и более, а иногда и все 90 процентов времени сотрудников от ручного труда по сбору, перемещению и консолидации данных, что позволяет перераспределить это время на задачи анализа корпоративных данных, поиска закономерностей и подготовку предложений руководству.
2. Оптимизация рабочего времени руководителей. Административный директор одной крупной компании ежедневно затрачивал около двух часов на одобрение заказов транспортных средств. Для этого в программе открывалась соответствующая форма и нажималась кнопка. Когда его спросили, был ли хотя бы один случай, когда он отказал в заказе, он честно ответил, что таких случаев не было. Кнопку автоматизировали, заказы стали одобряться системой автоматически, а директор получил примерно 2 * 5 * 4 = 40 дополнительных часов в месяц на решение более важных проблем.  Фактически это равноценно возврату ранее нецелесообразно расходовавшейся недельной заработной платы руководителя плюс все его льготы и выплаты в социальные фонды.
3. Сокращение рисков использования ошибочной информации. Исследования систематически доказывают, что около 90 процентов моделей в MS Excel содержат ошибки. Эти ошибки увеличивают риски потерь, начиная от незначительных в виде штрафов и пени от неправильно рассчитанной амортизации, до катастрофических. Вероятные потери от финансового отчета с ошибочной информацией или ошибки в прогнозе движения денежных средств можно оценить.
4. Сокращение рисков бизнеса в связи со ставшей доступной дополнительной информацией. Если новая система дает возможность получать более глубокую аналитику, и при этом повышается качество и достоверность данных, многие риски, которые раньше отработать было невозможно, становятся регулируемыми.
5. Сокращение затрат на приведение бизнеса в соответствие с требованиями регуляторов.
6. Сокращение затрат на внешний аудит.
7. Сокращение затрат на  администрирование устаревших систем и технологий.
8. Прекращение действия лицензий и поддержки заменяемой технологии (если она была) и т.д.
Ключевой совет
Внимательно проанализируйте составные части и     проблемы процесса – и найдутся многие монетизируемые доказательства необходимости внедрения современной информационной технологии.
И в заключение о ROI. При составлении оценочных расчетов полезно объединить усилия финансовых служб и ИТ-служб. Ваш ИТ-директор, может, и не владеет финансовой терминологией, но очень вероятно, что такие расчеты уже проводил неоднократно.